Orkanen Katrina. Orkanen Rita. Orkanen Wilma. For blot et par måneder siden ændrede disse storme millioner af menneskers liv. Selvom du ikke arbejdede i områder, der var ramt af disse storme, har du måske sendt produkter til – eller modtaget produkter fra – virksomheder i Golfregionen. Tror du, at du ikke blev ramt af disse naturkatastrofer?
Gang nu den tanke tusind gange, og du har en idé om, hvorfor det er nødvendigt at have en katastrofeplan klar til at gå, hvis du står over for en lignende krise i din hjemby.
Hvordan kan du planlægge en krise eller katastrofe, når de normalt sker uventet? Hvor let er det at forudse noget, du ikke har oplevet? Dette er to grunde til, at ejere og ledere kan føle sig lammet, når de står over for planlægning af en krise. Det kan føles fremmed for nogle selv at prøve at forestille sig, hvad man skal gøre eller sætte på papir, så det er nemmere at udsætte det til en anden dag.
Nødplanlægning
Men lad os se på det på en anden måde, eventuelt i mindre stykker, så du kan få armene rundt om mulighederne. En af de første ting at gøre er at tildele dette job til én person – det kan være dig eller en anden – og danne et lille team til at støtte indsatsen. Én leder vil gøre dette til en mere effektiv og effektiv proces.
Så hvad er den første ting, du kan gøre for at planlægge en krise? Lav en liste. En simpel liste over "hvad nu hvis" er et godt sted at starte. Tænk på Murphys lov: "Hvis noget kan gå galt, så gør det det." Uanset hvor mærkeligt det kan lyde, så skriv alt ned, der kan gælde for din virksomhed – fra miljøkatastrofer som jordskælv, oversvømmelser eller orkaner til en produkttilbagekaldelse. Denne liste bør dække alt, der kan resultere i en afbrydelse i din almindelige forretningscyklus.
Tror du, at processorerne i det sydlige Florida planlagde flere orkaner i 2005? Når jeg taler med nogle mennesker dernede nu, kan de ikke engang holde navnene på orkanerne ved lige, eller hvilke der resulterede i hvilken skadesfase. Jeg vil vædde på, at de fleste virksomheder i det sydlige Florida nu har en orkan-katastrofeplan, der inkluderer ting såsom alternative strømkilder, produktomledningsplaner og kommunikationslister (for både kunder og firmapersonale) efterhånden.
Business Recovery Plan
Når du har listen over "hvad nu hvis", tag et kig rundt for at analysere de kritiske tjenester og funktioner i din virksomhed - dem, der holder dørene åbne. Nogle ting, der kommer til at tænke på, er medarbejdere, pengestrøm, udstyr til at arbejde med, telefoner og computere og betjening af kunder. Det er de kritiske funktioner, der vil være afgørende for at komme i gang hurtigst muligt efter en katastrofe.
Tag derefter denne nye liste og kategoriser emnerne i tre eller fire hovedkategorier, der indeholder alt af lighed, såsom "Økonomi", "Kommunikation", "Drift" og "Mennesker." Nu kan du begynde at se, hvordan din plan vil se ud - helst før en krise bryder ud uden varsel. Du kan identificere én person til at være ansvarlig for hver hovedkategori og bede "teamet" om at bruge lidt tid på at researche og skrive en plan for håndtering af deres kategori under en krise.
Planens første fase omhandler nødkatastrofen. Dette er en brugervejledning til, hvordan man bevarer en organisation under den umiddelbare katastrofe. For at en plan skal være brugbar, skal den oprettes, før der sker en afbrydelse. Den næste fase af en plan, "genopretning", er designet til at holde finansieringen ved at komme ind, tjenesterne kørende og kunderne tjente til at holde virksomheden i gang, efter katastrofen er forbi. En sidste fase af "business continuity" skal planlægges for at komme fuld cirkel tilbage til det punkt, hvor virksomheden optrådte før katastrofen.
Organisationsplan
Flere områder, der har brug for mere dybdegående planlægning, omfatter opbevaring af information såsom medarbejder, forsikring og økonomiske optegnelser; computerhardware, software og data; og et byggepladskort og brugsspecifikationer. Organiser disse vigtige data, så der er flere kopier, med et sæt gemt på en alternativ placering i tilfælde af, at hovedkontoret bliver ødelagt.
En endnu bredere planlægningsfase omfatter risikoanalyse og forretningskonsekvensanalyse. Disse planer er specialiserede og kan forberede din virksomhed på at undgå lammende økonomiske tab. Der er mange websteder, der har stærke planlægningsværktøjer til rådighed for at hjælpe i alle faser af denne planlægningsproces, men følgende er gode websteder at starte med:
•Det amerikanske Røde Kors har god information til virksomheder på www.redcross.org.
•The Institute for Business and Home Safety leverer planlægningsværktøjer på sit websted på www.ibhs.org/business_protection.
•Centers for Disease Control and Prevention har en omfattende liste over vigtige websteder på www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Den føderale regering har et websted for beredskab på www.ready.gov.
At dele planlægningsopgaven op i små bidder og organisere et team til at arbejde på planen vil gøre dette til en mere behagelig proces. Det amerikanske Røde Kors rapporterer, at så mange som 40 procent af små virksomheder ikke genåbner efter en katastrofe som en oversvømmelse, tornado eller jordskælv. Lad ikke din virksomhed lide, fordi du ikke havde tid til at lave en plan.
EGA er et konsulentfirma, der har specialiseret sig i at hjælpe produktindustrien med forberedelse af tredjeparts fødevaresikkerhedsrevision, udvikling af friske produkter, markedsundersøgelser, marketingstrategier og reklameplaner. For mere information, ring (616) 784-2728 eller besøg www.edithgarrett.com.